Из чего складывается стоимость участия в конференции DUMP

Конференция — это наемного больше, чем доклады и кофе

Когда приходишь на конференцию, кажется, что всё довольно просто: есть площадка, сцена, спикеры, кофе, бейджик — и вот уже можно слушать доклады, встречать знакомых и обсуждать технологии в коридорах.

На самом деле, за этим стоит большая работа десятков людей и сотни деталей, которые хорошо организованная конференция как раз и помогает не замечать.

Кто-то искал площадку и договаривался о её аренде. Кто-то месяцами собирал программу и отбирал доклады. Кто-то покупал билеты спикерам, проверял микрофоны, заказывал мерч, считал количество порций на обед и придумывал, чем занять людей на афтерпати. А кто-то следил, чтобы бейджики были на месте, кофе не закончился, а презентация открылась на нужном слайде.

И всё это стоит денег.

Мы собрали на этой странице основные составляющие стоимости участия в нашей конференции. Возможно, о некоторых из них вы даже не задумывались. А нам хочется, чтобы вы знали, что происходит за кулисами и из чего складывается тот самый опыт, ради которого мы все встречаемся.

1. Площадка и инфраструктура

• Аренда конференц-площадки, залов для выступлений, переговорных комнат и дополнительных помещений.
• Аренда пространства для регистрации, выставочной зоны, партнёрских стендов и неформального общения.
• Аренда помещений для подготовки спикеров, работы организаторов и программного комитета.
• Организация и оформление пространства: сцены, зон регистрации, навигации, мест для отдыха и общения.
• Мебель, стойки регистрации, столы, стулья и другие необходимые элементы инфраструктуры.
• Электроснабжение, подключение к интернету, Wi-Fi для участников и технических команд.
• Уборка помещений, вывоз мусора, поддержание порядка и обеспечение чистоты во время мероприятия.
• Охрана, контроль доступа, пропускная система и другие необходимые услуги площадки.
• Дополнительные услуги площадки, необходимые для подготовки и проведения мероприятия.

2. Техническое обеспечение конференции

• Аренда и настройка звукового оборудования: микрофонов, акустических систем, микшерных пультов и другого оборудования.
• Аренда экранов, проекторов, светодиодных панелей и оборудования для демонстрации презентаций.
• Сценический свет, оборудование для сцены и технические конструкции.
• Компьютеры, ноутбуки, переходники, кликеры, мониторы и другие устройства для выступлений.
• Техническое обеспечение трансляций и видеоконференций, если они предусмотрены программой.
• Оборудование и программное обеспечение для записи выступлений.
• Услуги звукооператоров, видеоинженеров, светотехников, системных администраторов и других технических специалистов.
• Подготовка, монтаж, настройка и демонтаж оборудования.
• Технические репетиции, проверка презентаций и обеспечение бесперебойной работы оборудования во время конференции.

3. Программа конференции и работа программного комитета

• Работа программного комитета по формированию программы конференции.
• Поиск, отбор и приглашение докладчиков.
• Приём и рассмотрение заявок на выступления.
• Оценка и отбор докладов, подготовка тематических секций и формирование расписания.
• Работа с темами выступлений, аннотациями и описаниями докладов.
• Коммуникация со спикерами на всех этапах подготовки.
• Подготовка круглых столов, дискуссий, интервью, мастер-классов и других форматов программы.
• Проведение встреч программного комитета и рабочих сессий.
• Организация логистики членов программного комитета, включая проезд, проживание и питание при необходимости.
• Оплата услуг привлечённых специалистов по подготовке программы, модерации, редактуре и другим связанным задачам, если такие услуги предусмотрены.

4. Приглашение и сопровождение спикеров

• Поиск и приглашение спикеров, согласование тем и форматов выступлений.
• Организация проезда спикеров к месту проведения конференции и обратно.
• Оплата авиабилетов, железнодорожных билетов, трансферов, такси и других транспортных расходов.
• Проживание спикеров в гостиницах или других средствах размещения.
• Питание спикеров во время подготовки и проведения конференции.
• Организация встреч и сопровождения спикеров, координация их перемещений и расписания.
• Подготовка спикерской зоны, комнат ожидания и помещений для подготовки к выступлениям.
• Работа координаторов спикеров.
• Подготовка подарков, памятных сувениров и благодарностей спикерам.
• Подготовка презентаций и материалов к выступлениям, техническая проверка докладов.
• Оплата услуг спикеров, ведущих секций, модераторов и приглашённых экспертов, если это предусмотрено договорённостями.
• Организация дополнительных встреч и активностей для спикеров в рамках программы конференции.

5. Регистрация и обслуживание участников

• Разработка и поддержка системы регистрации участников.
• Настройка продажи билетов, обработки заявок, подтверждения участия и выдачи билетов.
• Работа с платежами, возвратами, изменениями регистрационных данных и обращениями участников.
• Изготовление бейджей, лент, браслетов, пропусков и других регистрационных материалов.
• Подготовка списков участников и материалов для регистрации.
• Работа стойки регистрации и команды, встречающей участников.
• Информационная поддержка участников до мероприятия, во время конференции и после её завершения.
• Подготовка навигации по площадке, расписаний, программ и информационных материалов.
• Обеспечение доступности необходимой информации об организации конференции.
• Работа координаторов и волонтёров, помогающих участникам ориентироваться на площадке.
• Организация хранения вещей и других дополнительных сервисов, если они предусмотрены форматом мероприятия.

6. Питание и напитки

• Организация питания участников в течение конференции.
• Кофе-брейки, чай, кофе, вода и другие напитки.
• Обеды, перекусы и другие предусмотренные программой приёмы пищи.
• Кейтеринг для спикеров, членов программного комитета, организаторов и технической команды.
• Питание участников специальных форматов и дополнительных мероприятий.
• Организация питания с учётом заявленных диетических предпочтений и ограничений, если это предусмотрено мероприятием.
• Доставка продуктов и напитков, работа обслуживающего персонала, аренда необходимого оборудования и посуды.
• Организация точек с водой и напитками на площадке.

7. Мерч, подарки и материалы участника

• Разработка концепции, дизайна и изготовление фирменного мерча конференции.
• Футболки, толстовки, сумки, шоперы, носки, значки, стикеры и другие сувениры.
• Подарки участникам и комплекты материалов, предусмотренные форматом билета.
• Канцелярские принадлежности, блокноты, ручки и другие полезные материалы.
• Пакеты участника и упаковка для подарков.
• Изготовление бейджей, лент, наклеек, карточек и печатных материалов.
• Дизайн, печать и производство программ конференции, расписаний, указателей и информационных стендов.
• Подготовка брендированных материалов для рабочих зон, партнёрских пространств и дополнительных активностей.
• Упаковка, доставка, хранение и распределение мерча и подарков.

8. Фото, видео и создание контента

• Фотосъёмка конференции, выступлений, участников, партнёрских зон и дополнительных мероприятий.
• Видеосъёмка выступлений, интервью и других событий программы.
• Монтаж видеозаписей, обработка фотографий и подготовка материалов к публикации.
• Запись и обработка звука выступлений.
• Подготовка видеороликов, интервью со спикерами, репортажей и других материалов о конференции.
• Создание фото- и видеоконтента для сайта, социальных сетей и информационных рассылок.
• Подготовка и публикация материалов по итогам мероприятия.
• Услуги фотографов, операторов, монтажёров, редакторов и других специалистов, участвующих в создании контента.

9. Нетворкинг и дополнительные мероприятия

• Организация пространств и активностей для знакомства и общения участников.
• Проведение круглых столов, дискуссий, тематических встреч и других форматов взаимодействия.
• Организация интерактивных зон, игр, конкурсов и командных активностей.
• Подготовка афтерпати и других неформальных мероприятий в рамках конференции.
• Аренда площадок для дополнительных мероприятий.
• Организация питания, кейтеринга, напитков и обслуживания на афтерпати.
• Приглашение и работа ведущих, модераторов, диджеев, артистов и других участников развлекательной программы.
• Организация музыкальной программы, выступлений и других специальных активностей.
• Подготовка сценариев, реквизита, декораций и технического оснащения дополнительных мероприятий.
• Организация специальных мастер-классов, интерактивных форматов и других активностей, включённых в программу конференции.
• Приобретение призов, подарков и материалов для конкурсов и командных активностей.
• Трансферы и другие логистические услуги, если они необходимы для проведения дополнительных мероприятий.

10. Дизайн, оформление и визуальная коммуникация

• Разработка визуальной концепции конференции и её фирменного стиля.
• Создание графических материалов для сайта, социальных сетей, рассылок и рекламных кампаний.
• Разработка дизайна сцены, навигации, указателей, стендов и оформления площадки.
• Оформление зон регистрации, выступлений, отдыха и общения.
• Подготовка макетов для печати и производства рекламных и информационных материалов.
• Изготовление баннеров, плакатов, табличек, стендов и других элементов оформления.
• Производство брендированных конструкций и декораций.
• Монтаж и демонтаж оформления, доставка и хранение конструкций и материалов.

11. Информационное продвижение и работа с аудиторией

• Подготовка и ведение сайта конференции.
• Создание и размещение информации о мероприятии, программе, спикерах и условиях участия.
• Подготовка публикаций, статей, интервью и других информационных материалов.
• Ведение социальных сетей и информационных каналов конференции.
• Подготовка и отправка электронных рассылок участникам и потенциальным посетителям.
• Создание рекламных материалов и проведение рекламных кампаний.
• Размещение рекламы на тематических площадках и в профильных сообществах.
• Работа с информационными партнёрами, отраслевыми сообществами и профессиональными объединениями.
• Подготовка материалов для партнёров и спикеров, участвующих в информационном продвижении.
• Услуги дизайнеров, копирайтеров, редакторов, маркетологов, специалистов по рекламе и коммуникациям.
• Анализ эффективности продвижения и каналов привлечения участников.

12. Организация работы команды

• Работа команды организаторов по подготовке и проведению конференции.
• Координация участников, спикеров, партнёров, подрядчиков и технических специалистов.
• Подготовка расписаний, планов работ, инструкций и организационной документации.
• Проведение рабочих встреч, совещаний и репетиций.
• Работа координаторов площадки, регистрации, спикеров, волонтёров и отдельных зон мероприятия.
• Привлечение временного персонала для работы на площадке.
• Оплата услуг подрядчиков и специалистов, участвующих в организации мероприятия.
• Обучение и инструктаж персонала, подготовка рабочих материалов.
• Транспортные расходы команды при подготовке и проведении конференции.
• Питание и проживание сотрудников и привлечённых специалистов при необходимости.
• Приобретение расходных материалов и необходимых для работы команды принадлежностей.

13. Цифровые сервисы и программное обеспечение

• Использование сервисов регистрации и продажи билетов.
• Обслуживание сайта и домена конференции, услуги хостинга и технической поддержки.
• Использование CRM-систем и сервисов для работы с участниками.
• Сервисы для электронных рассылок и информационных уведомлений.
• Программное обеспечение для подготовки программы, планирования задач и координации команды.
• Сервисы для проведения опросов, сбора обратной связи и оценки качества мероприятия.
• Использование облачных хранилищ, инструментов совместной работы и обмена файлами.
• Лицензии на программное обеспечение, необходимое для подготовки и проведения конференции.
• Техническая поддержка цифровых сервисов и устранение возникающих неполадок.

14. Партнёрские и выставочные пространства

• Подготовка площадей и зон для партнёров конференции.
• Проектирование и оформление партнёрских стендов.
• Производство конструкций, вывесок, баннеров и других элементов оформления.
• Аренда оборудования, мебели и технических средств для партнёрских зон.
• Подключение электричества, интернета и других необходимых коммуникаций.
• Подготовка материалов для взаимодействия участников с партнёрами.
• Организация специальных активностей, презентаций, конкурсов и розыгрышей в партнёрских зонах.
• Координация работы представителей партнёров и обеспечение организационного сопровождения.

15. Безопасность, комфорт и обеспечение проведения мероприятия

• Организация охраны и контроля доступа на площадку.
• Обеспечение соблюдения требований площадки и правил проведения мероприятия.
• Организация медицинского сопровождения, если оно предусмотрено требованиями площадки или форматом мероприятия.
• Обеспечение санитарных условий и поддержание чистоты.
• Приобретение необходимых расходных материалов для проведения мероприятия.
• Организация доступной среды и дополнительных условий для участников с особыми потребностями, если это предусмотрено.
• Страхование мероприятия, оборудования или ответственности, если оно предусмотрено условиями проведения.
• Подготовка резервного оборудования и материалов для решения возможных технических и организационных проблем.

16. Подготовка, логистика и завершение мероприятия

• Доставка оборудования, мерча, печатных материалов, декораций и других необходимых предметов.
• Перевозка материалов между складом, производственными площадками и местом проведения конференции.
• Погрузка и разгрузка оборудования и материалов.
• Монтаж и демонтаж сцены, стендов, навигации и других конструкций.
• Хранение материалов и оборудования до и после мероприятия.
• Аренда транспорта и организация работы грузчиков.
• Подготовка площадки до начала конференции и приведение её в порядок после завершения.
• Вывоз материалов и оборудования, уборка и закрытие площадки.

17. Обратная связь и подведение итогов

• Подготовка и проведение опросов участников, спикеров и партнёров.
• Сбор и обработка обратной связи о программе, организации и качестве мероприятия.
• Подготовка итоговых материалов и отчётов о проведении конференции.
• Публикация записей выступлений, фотографий, презентаций и других материалов по итогам мероприятия.
• Подготовка благодарностей спикерам, программному комитету, партнёрам и участникам.
• Анализ посещаемости, результатов регистрации и других показателей мероприятия.
• Подготовка материалов для дальнейшего информационного сопровождения конференции.

А теперь вы знаете немного больше

Конференция — это не только часы на сцене, которые вы проводите с интересными докладами. Это ещё месяцы подготовки, десятки людей, сотни решений и огромное количество мелочей, которые должны сложиться в одно целое.

Мы любим делать конференции, на которые самим хочется приходить. С хорошей программой, классными людьми, работающей техникой, вкусным кофе и тем самым ощущением, что день прошёл не зря.

За всем этим стоит работа, которую не всегда видно со стороны, но которая тоже входит в стоимость участия.

Спасибо, что интересуетесь тем, как всё устроено. И увидимся на конференции — уже с небольшим знанием того, что осталось за кадром. :)